Ochrana osobních údajů
Informace o zpracování osobních údajů dárců Nadace Archa Chantal.
Tento dokument upravuje v souladu s Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů (dále jen „GDPR“) podrobné informace o zpracovávání osobních údajů dárců (dále také „subjekt údajů“).
Nadace Archa Chantal, IČ: 643 261 95, se sídlem Na Poříčí 12, 110 00 Praha 1 (dále také „Nadace“) jako správce těchto osobních údajů.
Tento dokument poskytuje přehledné, úplné a pravdivé informace o rozsahu zpracovávaných osobních údajů, které subjekt údajů s Nadací sdílí. Nadace deklaruje technické a organizační zabezpečení ochrany osobních údajů subjektů údajů a přijala všechna potřebná opatření za účelem minimalizace rizika neoprávněného nebo nahodilého přístupu k osobním údajům, k jejich změně, zničení či ztrátě, neoprávněným přenosům či neoprávněnému zpracování.
V případě doplňujících dotazů ke zpracovávání osobních údajů je možné obrátit se na osobu pověřenou pro ochranu osobních údajů e-mailem na info@archa-chantal.cz, nebo dopisem na adresu kanceláře: Nadace Archa Chantal, Na Poříčí 12, 110 00 Praha 1.
I. Správce osobních údajů
Nadace jako správce osobních údajů subjektů údajů určuje účel a způsob zpracování těchto osobních údajů.
II. Účel zpracování osobních údajů
Správce, tedy Nadace, zpracovává osobní údaje za účelem:
- uzavření a splnění darovací smlouvy k poskytnutí peněžitého nebo nepeněžitého daru dárcem;
- vystavení potvrzení o poskytnutí daru pro účely snížení daňového základu dárci dle zákona č. 586/1992 Sb., o dani z příjmů;
- zpracování seznamu dárců a jeho vedení ve výroční zprávě;
- zpracování osobních údajů dárců při odvolání daru, tj. při povinnosti obdarovaného vrátit poskytnutý dar při splnění zákonných podmínek pro odvolání daru;
- ochrany svých oprávněných zájmů (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR), které jsou podrobněji popsány níže;
- plnění zákonné povinnosti ve vztahu k účetnictví a daňovým povinnostem.
III. Oprávněné zájmy Nadace
Osobní údaje subjektů údajů zpracovává Nadace rovněž pro ochranu svých oprávněných zájmů. Nadace má oprávněný zájem informovat subjekt údajů o svých aktivitách, pokud existuje či dříve existoval smluvní vztah mezi správcem a subjektem údajů, neboť v takovém případě může subjekt údajů důvodně očekávat, že ke zpracování osobních údajů pro účely přímého marketingu dojde.
Subjekt údajů v zájmu ochrany svých osobních údajů je oprávněn namítat, aby jeho osobní údaje byly zpracovávány jen v nutném rozsahu pro naplnění oprávněného zájmu Nadace.
IV. Získávání osobních údajů
Osobní údaje subjektů údajů získává Nadace přímo od svých dárců.
Nadace nezískává osobní údaje subjektů údajů od třetích stran. Pokud subjekt údajů, který daruje peněžitý či nepeněžitý dar, uvádí osobní údaje třetí osoby, pak odpovídá tento subjekt údajů za to, že tyto třetí osoby udělily ke zveřejnění jejich osobních údajů svůj souhlas.
V. Kategorie zpracovávaných osobních údajů
K zajištění řádného průběhu právního vztahu mezi Nadací a subjektem údajů zpracovává Nadace následující kategorie osobních údajů:
- základní identifikační údaje – jméno, příjmení, datum narození, rodné číslo, adresu, korespondenční adresu;
- kontaktní údaje – telefonní číslo a e-mailovou adresu;
- účetní údaje – číslo účtu, variabilní symbol;
- u právnických osob – obchodní firma, identifikační číslo, sídlo.
Rodná čísla lze zpracovávat a využívat pouze tehdy, stanoví-li tak, ve smyslu čl. 87 GDPR, výslovně zvláštní zákon, zejména zákon č. 133/2000 Sb., o evidenci obyvatel a rodných číslech, nebo s písemným souhlasem nositele rodného čísla nebo jeho zákonného zástupce.
VI. Právní titul pro zpracování osobních údajů
Zákonnost zpracování osobních údajů se určuje na základě čl. 6 odst. 1 GDPR, podle kterého je zpracování zákonné, je-li nezbytné pro splnění smlouvy, pro splnění právní povinnosti, pro ochranu oprávněných zájmů Nadace nebo pokud zpracování probíhá na základě uděleného souhlasu subjektem údajů.
Zákonnost zpracování, které je nezbytné pro splnění právní povinnosti, vychází například ze zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, zákona č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, a zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty.
Poskytnutí osobních údajů dárců je nutným požadavkem pro uzavření a plnění smlouvy a bez poskytnutí osobních údajů není možné splnit povinnosti správce osobních údajů. Nevztahuje se však na anonymní darování.
VII. Předávání osobních údajů třetím osobám
Nadace je povinná a oprávněná osobní údaje subjektů údajů předávat třetím stranám (příjemcům, např. zpracovatelům) na základě plnění svých zákonných povinností, z titulu plnění smluv a na základě svých oprávněných zájmů.
Nadace je povinná poskytovat osobní údaje subjektů údajů orgánům státní správy, správci daně, soudům, orgánům činným v trestním řízení a Policii České republiky.
Nadace předává osobní údaje subjektů údajů dalším zpracovatelům:
- správci IT (poskytující serverové, webové, cloudové nebo IT služby a platební brány);
- dopravci – k přepravě poštovních zásilek.
VIII. Předávání osobních údajů do třetí země nebo mezinárodní organizace
Osobní údaje subjektů údajů Nadace nepředává do třetích zemí nebo mezinárodních organizací.
IX. Časové omezení ukládání osobních údajů
Osobní údaje bude Nadace zpracovávat a ukládat nejméně po dobu trvání smlouvy nebo po dobu nezbytnou k plnění archivačních povinností, nejdéle však 10 let od jejího ukončení. Osobní údaje zpracovávané z titulu oprávněného zájmu budou zpracovávány po dobu 5 let od poskytnutí daru Nadaci.
X. Práva subjektů údajů a jejich uplatnění
Nadace informuje subjekty údajů, že správcem jejich osobních údajů je Nadace Archa Chantal, IČ: 643 261 95, se sídlem Na Poříčí 12, 110 00 Praha 1. Veškeré informace, které je povinna poskytnout dle čl. 13 odst. 1 písm. c)–f) a čl. 13 odst. 2 písm. a) GDPR, jsou uvedeny v tomto dokumentu.
Subjekt údajů je oprávněn svá práva uplatnit e-mailem na info@archa-chantal.cz nebo zasláním dopisu na adresu sídla Nadace. Z důvodu ochrany osobních údajů nebude osoba pověřená pro ochranu osobních údajů poskytovat informace žádatelům v případě pochybností o jejich totožnosti. Pro možnost tyto pochybnosti odstranit je možné pověřenou osobu kontaktovat osobně po předchozí dohodě.
Veškeré informace, sdělení, vyjádření a opravy osobních údajů provádí Nadace zdarma. V případě opakované žádosti je Nadace oprávněná požadovat úhradu administrativního poplatku odpovídajícího administrativním nákladům. Nadace je připravená subjektům na jejich žádost poskytnout kopii zpracovávaných osobních údajů.
Informace poskytne Nadace v písemné nebo elektronické formě, není-li pochyb o totožnosti žádatele. Pochybnosti nebude mít zejména tehdy, bude-li žádost zaslána z e-mailové adresy, bude-li podpis žádatele opatřen zaručeným elektronickým podpisem nebo bude-li žádost zaslána datovou schránkou. Nadace si vyhrazuje právo neposkytovat informace ústně ani po telefonu.
Informace poskytne Nadace ve lhůti 1 měsíce od doručení žádosti. V odůvodněněných případech lze lhůtu přiměřeně prodloužit, maximálně však o další dva měsíce.
Dojde-li ke změně osobních údajů (např. příjmení, čísla bankovního účtu, adresy, telefonního čísla), je subjekt údajů oprávněn žádat o jejich zohlednění a je povinen tuto změnu Nadaci nahlásit – dopisem, e-mailem, nebo osobně – a na vyzvání ji doložit. Nadace osobní údaj opaví bez zbytečného odkladu, nejpozději do jednoho měsíce.
Subjekt údajů má právo obrátit se se stížňostmi či podněty na dozorový úřad, pokud se domnívá, že zpracováním jeho osobních údajů je porušeno GDPR. Dozorovým úřadem v České republice je Úřad pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7.
V určitých případech je subjekt údajů oprávněn žádat, aby Nadace jeho osobní údaje smazala – například pokud nejsou pro účely zpracování nadále nutné, nebo byl-li odvolán souhlas a neexistuje jiný právní titul. Toto právo se nevztahuje na případy, kdy Nadace plní své právní povinnosti nebo z důvodu určení, výkonu či obhajoby právních nároků. Při odmítnutí žádosti o výmaz Nadace do 1 měsíce subjekt vyrozumí, rozhodnutí odůvodní a poučí ho o jeho právech.
Nadace zpracovává osobní údaje pouze v nezbytně nutném rozsahu. Subjekt údajů je oprávněn žádat o omezení rozsahu zpracovávaných osobních údajů.
Dochází-li ke zpracování na základě souhlasu, je subjekt údajů oprávněn souhlas kdykoliv bezplatně odvolat sdělením na adresu kanceláře nebo na e-mail info@archa-chantal.cz.
Subjekt údajů je oprávněn žádat o přenositelnost svých osobních údajů, které Nadaci poskytl či zpřístupnil, do vlastních rukou nebo přímo jinému správci, v formě minimalizující bezpečnostní rizika (např. za využití šifrování).
Subjekt údajů darováním stvrzuje, že se s výše uvedenými zásadami na ochranu osobních údajů seznámil.
V Praze, 1. 1. 2023
Nadace Archa Chantal